Das richtige Rechnungsprogramm. Empfehlung & Tipp

Jeder, der sich selbstständig macht oder bereits selbstständig
ist kommt irgendwann an den Punkt,wo er sich fragt,
"welches Rechnungsprogramm ist eigentlich das Richtige für mich?".

Sicherlich fangen die meisten mit einer einfachen Liste in z.B. Excel, etc. an.
Was für den Anfang als ausreichend zu sein scheint, entpuppt sich schnell nach einiger Zeit
(Wachstum der Firma und Wachstum der Kunden) als großer Fehler.

Sehr wichtig sind z.B. fortlaufende Rechnungsnummern und Kundennummern.
Des weiteren sind auch Informationen über Rechnungsdatum, Leistungserbringung, Geldeingang, Versanddatum und Paketverfolgungsnummer wichtig.
Was zum Anfang bei 2-3 Kunden noch übersichtlich ist, wird bei hunderten von Kunden schnell zur Qual (Rechnungsnummer, Kundennummer etc. suchen).

Deshalb sollte man von Anfang an auf das Richtige Rechnungsprogramm schon vor der Firmengründung setzen, damit man nicht später vor dem Problem steht alle Bestandskunden dann von Hand in das neue Programm eingeben zu müssen.

Wichtig ist natürlich gerade als Existenzgründer die Frage nach den Kosten eines Rechnungsprogramms.Es gibt viele unterschiedliche Programme und Zahlungsmodelle auf dem Markt.

Unser Tipp für Sie: In unserem Software Shop finden Sie zum kleinen Preis den
Faktura Manager Unternehmer.
Das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer, Selbstständige und Existenzgründer, egal ob in Deutschland, Österreich oder der Schweiz.

Es sind ebenfalls verschiedene Versionen für z.B.
Handwerker, Hausmeister, Kfz Werkstatt, Gebäudereinigung, Landmaschinen Werkstatt, Geräte- und Reparaturdienst und den Garten- und Landschaftsbau zu finden.

Das richtige Rechnungsprogramm sollte verschiedene Anforderungen Erfüllen.

So z.B. eine Komplette Kontaktverwaltung mit verschiedenen
Adressmöglichkeiten, Ansprechpartnern, Kontaktmöglichkeiten, Notizen etc.

Einen Artikel- bzw. Leistungskatalog, in dem Sie Ihren Warenbestand bzw. Ihre Dienstleistungen eingeben und eine Artikelnummer vergeben. Hierbei wird der Einkaufspreis und Verkaufspreis eingegeben in Brutto oder Netto, sowie die Umsatzsteuer, welche individuell an zu passen sein sollte wie beim
Faktura Manager Unternehmer.

Der Warenbestand sollte beim Verkauf automatisch abgezogen werden.

Idealerweise sollten bereits angelegte Artikel über einen Barcodescanner automatisch auf der Rechnung erscheinen. (Ein Barcodescanner funktioniert wie eine Tastatur. Hierbei wird zunächst in ein spezielles Feld des Programms geklickt und dann der entsprechende Barcode gescannt. Danach erscheint sofort der entsprechende Artikel, den gleichen Effekt hat man natürlich auch indem man die entsprechende Artikelnummer per Hand eingibt.)

Man sollte hier auch Informationen zum Artikel hinterlegen können, wie Lieferanten, ggf. HTML Vorlagen für z.B. ebay etc., Artikelbilder, Lagerort, Dateien wie z.B. Nachweise, Unterlagen, Zertifikate etc.

Wenn es dann ans erstellen der Rechnung geht ist es zunächst einmal wichtig, dass das Programm die Umwandlung eines Angebots in eine Rechnung beherrscht.
Im Faktura Manager Unternehmer können Sie dies durch einen Klick erreichen.

Man gibt nun in der Rechnung alle relevanten Daten an wie Rechnungsnummer
(wichtig fortlaufende Nummern innerhalb eines Jahres: z.B. RE-2013-123047),
Bearbeiter der Rechnung, Empfänger, Rechnungsdatum, Leistung von bis.

Diese Informationen stehen im Normalfall im  
rechten oder oberen Bereich der Rechnung.

Hinzu kommt noch fest auf jeder Rechnung Ihre Steuernummer.
Wobei in einem guten Rechnungsprogramm das Rechnungslayout ganz nach Ihren Anforderungen bzw. Wünschen anpassbar sein sollte.

Im mittleren Bereich folgen dann die Rechnungspositionen.
Hier sollte enthalten sein Artikelnummer, Bezeichnung (des Artikels bzw. Dienstleistung),
Menge mit Einheit, Einzelpreis, MwSt. Satz, Netto Preis. unter den
Rechnungspositionen folgt dann der Gesamt Netto Preis, enthaltene MwSt. und der Gesamt Brutto Betrag.
evtl. Bereits gezahlter Betrag bei Teilzahlung und erhaltener Rabatt bei Sonderpreisen.

WICHTIG: Kleinunternehmer sollten nur den Netto Betrag angeben, niemals Bruttopreise
oder MwSt. Sätze, höchstens 0 % als MwSt. Satz. Des weiteren muss ein Satz auf der Rechnung stehen, dass man als Kleinunternehmer agiert z.B.
"Aufgrund § 19 UStG wird die Umsatzsteuer nicht erhoben (Kleinunternehmerregelung)".
Als Kleinunternehmer können Sie sich bei der Beantragung der Steuernummer beim Finanzamt eintragen lassen.
Die gewissen Vor- und Nachteile werden wir noch einmal gesondert aufführen.

Im unteren oder rechten Bereich der Rechnung sollten Dann Informationen zu Ihrer Firma folgen wie Adresse, Telefonnummer (am besten mit Öffnungszeiten, damit ihre Kunden wissen, wann diese Sie erreichen können), e-mail Adresse, Web Adresse, Bankverbindung
(hierbei sollte ein gutes Rechnungsprogramm als Verwendungszweck für Überweisungen direkt die individuelle Rechnungsnummer einfügen um Extraarbeit und Verwechslungen direkt zu vermeiden)
und evtl. noch extra Informationen.Dies sind die
wichtigsten Anforderungen an eine Rechnung.

Das richtige Rechnungsprogramm sollte natürlich noch über
einige mehr Funktionen verfügen,

wie Aborechnungen (bereits erstellte Rechnungen, die automatisch vom Programm zu gewählten Daten neu erstellt werden unda nn nochmal anpassbar sind).
Mahnstystem um Mahnungen direkt an den säumigen Kunden zu verschicken
(mit Mahndatum, Mahnstufe, und Mahngebühr).

Bisher bezahlter Betrag und Abschläge, um den gezahlten Teilbetrag und noch
offenen Betrag zu dokumentieren.

Das perfekte Rechnungsprogramm sollte außerdem eine "Ampelfunktion" haben.
(Dies bedeutet, dass man offene, bezahlte und überfällige Rechnungen auf einen
Blick unterscheiden kann, das bedeutet im Fall des Faktura Manager Unternehmer:

bezahlte Rechnung = grün, offene Rechnung im Fälligkeitsdatum = gelb,
überfällige Rechnung = rot, gemahnte Rechnung = signalrot.

Außerdem sollte das richtige Rechnungsprogramm für Ihre Anforderung den
Versand der Rechnung direkt per e-mail unterstützen.

Als letzter und mit wichtigster Punkt ist sicherlich die Frage des Preises.

Dieser sollte nicht zu hoch aber natürlich auch nicht niedrig sein,
da man ansonsten im schlimmsten fall doppelt kaufen darf.
Hohe laufende Jährliche kosten sind unserer
Meinung nach nicht mehr zeitgemäß.

Wenn man 300 bis 400 € jedes Jahr bezahlt, nur um sein bereits erworbenes Rechnungsprogramm weiter nutzen zu dürfen sollten der Vergangenheit
angehören und man sollte dann doch lieber wechseln.

Hier ist unser Programm der Faktura Manager Unternehmer 
nahezu unschlagbar: Sie bezahlen den Kaufbetrag lediglich einmalig.

Das bedeutet keine jährlichen kosten für Sie und der Anschaffungspreis ist ebenfalls
sensationell günstig (lediglich 99,95 € für die CD Version.)

Selbstverständlich sollte das Rechnungsprogramm auch
als Netzwerkversion erhältlich sein.

Vielleicht ist es auch bei Ihnen Zeit für ein neues Rechnungsprogramm?
 
Dies ist natürlich lediglich eine Empfehlung unsererseits,
es gibt auf dem Markt gute und weniger gute Softwarelösungen.
Überzeugen Sie sich einfach selbst.

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